ZOOM会議の始め方 一度禁断の味を知ってしまえば、それ無しで生きていけない身体になってしまいますよ

2021年6月6日

こんにちは。

Kotobukiです。

 

今回のテーマはZOOM会議です。

仕事柄、ほぼ毎日ZOOMを使っているのですが、「初めて使う」という方が未だ一定数います。

今回は初心者の方へ向けて、分かりやすく、ZOOMが好きになったもらえるように一生懸命書きました。

なのでマニュアルっぽい内容にはにせず、外部サイトにリンクを貼って詳細は確認いただけるようにしています。

ZOOMの始め方は至って簡単。今日からでも使えますので、やらない手はないですよね。

では参りましょう。

 

ZOOMアカウントを登録する

始めるにあたり、そもそもアカウント登録が必要ないのがZOOMです。

パソコンで会議に参加するだけならアカウント登録は不要です。

Lineの友だち登録を、いま一つ理解できない私にとっては、これ嬉しいです。

 

また「登録したい」という方や、「スマホ(アプリ)で参加する」方へ登録方法を書いておきます。

登録は

①ZOOMのHPより登録

②アプリをダウンロードして登録

・android

・iPhone

以上の2パターンです。

詳しくは、こちらの資料を確認頂ければよいですけど、普通にパソコンを触っている方なら、直感的に登録できるので見なくても大丈夫かも。

≻≻Zoomのアカウント登録を行う(解説資料)

 

ZOOM会議は、パソコンの必要はありません。

パソコンで「上手く繋がらない」と困っていた人も、スマホでは使えたりします。

 

会議に参加する

パソコンから会議に参加するだけならアカウント登録不要です。

では、どうやってZOOMに参加するかと言えば、、、、

①主催者からの招待メールを開く

②メール本文中のURLをクリック

以上で会議につながります。

 

主催者によればパスワード入力を求めるケースもありますが、パスワードもメール本文に書かれているので心配不要です。

ざっくり、こんなメールです。

 

こちらのURLをクリックすれば問題なく始まります。

 

この時にある典型的な問題を紹介しておきます。

「音声が聞こえない」「相手に音声が伝わらない」。初心者さんかなり焦ります。

だいたい10%前後の確率で起こります。

 

これは、①パソコンの音量がオフになっている、②コンピューターのオーディオに参加できていない、③(スマホの場合)ZOOMアプリのアクセスが許可されていない、などが原因です。

まれにパソコン機器が壊れている、そもそもパソコンにマイクがついていないなどもありますが、まずは①から③を疑いましょう。

詳しくは、こちらの記事をご参考にどうぞ。

≻≻オンライン講座(Zoom)で「音が聞こえない」場合の対処法

 

ZOOMには、「スピーカー&マイクのテスト機能」があります。

心配な方は、会議が始まる前にテストをしておけば安心です。(テストにはアカウント登録が必要です。)

初心者の方へZOOMの招待メールを送ると、約80%の方は事前にURLをクリックしてテストされています。

みなさん真面目です。

 

テストの方法は、こちら参考にどうぞ。

≻≻オーディオ機器の動作確認をしたい(ミーティング前・ミーティング中)

 

会議を開催する

ここまでの所で、この記事の目的はほぼ達成です。

というのも、初心者が自ら会議を開催するのはレアケースだからです。

でも、なくはないですね。私の場合、初めてのZOOMは「会議を開催する側」でした。結構、ビビりました。

 

なので、会議主催者側のZOOMの使い方をお知らせしておきます。

ZOOM会議の始め方

①会議をスケジューリングする

②招待メールを送る

③会議を始める

以上の流れです。

詳しくは、こちらの記事を参考にどうぞ。

≻≻【使い方解説】Zoomでミーティングを主催する(ホストする)方法

 

ホストは開催5~10分くらい前にはパソコンの前に座り、開始の準備をしておきます。

準備としては、先にご紹介したマイクやカメラのテスト、共有する資料の設定などです。

慣れてくれば2、3分前でも大丈夫です。

そうこう待機しているうちに、参加者がZOOMに入ってきます。

こちらで承認すれば、参加者とつながります。

開催時刻まで待って一括で承認する場合もあれば、事前に少しアイスブレークしたいなという時は、時間前に承認して少し1対1で話したりもします。

 

スケジューリング無しで、いきなり始める事もできますが、私の場合、テストや資料準備の余裕をみて、たとえ10分後の開始でも必ずスケジューリングしておくようにします。

 

知っておきたい便利機能

画面共有機能

カメラで顔を見ながら話すだけならLineでもMessengerでも出来ますが、ZOOMの最大の特徴は画面共有機能です。

自分のパソコンにあるPDF資料やサイトを会議のメンバーと共有することができます。

私はZOOMを使ってセミナーを開催するのに、画面共有機能を使います。

共有した資料のポイントをマウスで指し示したり、大事な部分を拡大して説明したり出来ますので、むちゃくちゃ便利です。

セミナー途中で、別の補足資料に切り替えたり、ウェブサイトで事例を説明したりも出来ます。

またセミナー参加者の相談に乗る場合は、逆に相手の資料を共有して状況を聞いたりもします。

以前、対面でセミナーをしていた時は、紙のテキストを配布したり、プロジェクターでパワポを投影したりしていました。

でも実際に資料のどこを見ているのか、本当に聞いているのか、テーマに関心あるのか、正直よく分からないままに進めていましたが、ZOOMでセミナーを開催するようになり、よりインタラクティブに進められている実感があります。

コロナが終息したとしても、セミナーはZOOMで続けるつもりです。

 

画面共有方法の詳細は、こちらの記事を参考にしてください。

≻≻ホスト以外もOK!Zoomで会議資料を画面共有する方法

 

レコーディング機能

ZOOMの内容を録画や録音してデータに残しておく事ができます。

重要な打合せで記録が欲しい場合や、セミナーでの自分の話し方をチェックしたい場合など便利です。

ただし利用可能なストレージに上限があり1GBです。

毎月1GBという事でなく上限です。上限に達したら、新たな録画ができなくなります。

その場合は過去のデータを消去して可能領域をあけるか、過去のデータを別のクラウドに保存するのが良いでしょう。

私はDropboxとZOOMを連携(有料版)させておりデータは全てDropboxの方で保存するようにしています。

 

有料プランについて

有料と無料の違いです。

①3人以上で利用した際の制限時間がない(無料版は40分まで)

②レコーディングが可能

③ホストを複数設定可能

④DropboxやSlackなどと連携可能

以上が有料版の特典ですが、この中でも特に①ですね。

40分の時間制限があるため、無料版は実質1対1のみで使うことになるでしょう。複数と同時に会議やセミナーを行いたいなら有料版となります。

 

ZOOMを使ってみた効果

私がコロナ以降、ZOOMを使ってみての個人的な感想です。

移動時間が無くなった

これ、無茶苦茶に効果が大きいです。

対面なら、ザラにある往復2時間移動とか、当たり前ですがゼロになりました。

依然として「対面」にこだわる人が年配を中心にいますが、人の余計な時間を取らせて、ほんとやめて欲しいです。

 

隙間時間が有効に使える

逆にちょっとした隙間時間にZOOMの会議をはさめるようになりました。

「よし!30分空き時間が出来たからZOOMやろ」

暇つぶしのためみたいな、意味の無い仕事が少なくなりました。

 

コミュニケーションが密になる

従来は対面ですと、なかなか会えないものだから、1回が「たっぷり時間を取って」となりましたが、そんなに全部は出来ないですよね。

ZOOMですと、毎週とか3日に一度とか、1回30分ずつとか、コマ目に頻繁にミーティングが出来るので、結果として密なコミュニケーションが取れるように思います。

 

インタラクティブになる

意外な感じがしますが、セミナーをZOOMでおこなえば、対面で行っていた時より、インタラクティブ(双方向)に進めることができます。

画面共有するZOOMの方が、よりポイントを絞って話を進めることができそうです。

 

資料の量が減る

紙から電子データになり、さらにZOOMで共有することで、資料の量が減りました。

これ、間違いなくあると思います。

 

 

結構、良いとこだらけです。

どうです? 使わない手はないですよ。

今日はこのへんで。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。